DOCUMENTOS DE PASOS EN EL PROCESO ELECTRÓNICO TEXTO

La generación o creación de un sistema de gestión documental la podemos 
dividir en cuatro pasos fundamentales: 





1. El primero es la recopilación de la información. La gestión documental no 
implica que los documentos sean realmente textos aunque éste será el 
caso más habitual. Podemos gestionar, en principio, cualquier tipo de 
documento; ya sean textos, fotografías, pinturas, mapas, o documentos de 
tipo mixto. 
2. Los documentos en principio podrán estar en cualquier formato. Aunque, 
como hemos mencionado, si son documentos actuales ya estarán en 
formato electrónico. Cuando se trata de archivos antiguos, colecciones de 
pintura, fotografías... es necesario convertirlos a formato electrónico. Este 
proceso es lo que denominamos digitalización y en general podemos decir 
que lo que conseguimos es una copia electrónica del documento en 
cuestión, además de una primera homogenización de los documentos ya 
que los tenemos todos en formato electrónico. 
3. El siguiente paso consiste en la preparación de esta información de forma 
que nos permita integrarla en un sistema de gestión documental. En el 
caso de los documentos de texto el proceso de digitalización, definida ésta 
de forma genérica como la obtención de una copia electrónica del 
documento, admite un paso más, que es su conversión a formato de texto 
electrónico. Es lo que se denomina OCR o reconocimiento óptico de 
caracteres (Optical Character Recognition). Además, la integración de los 
documentos en sistemas de gestión documental exige normalmente 
procesos como la extracción de información estructurada, en forma de 
valores por campos o la homogenización de los formatos de los 
documentos o la indexación.
Todos estos procesos son procesos 
automatizables en diferentes grados. La indexación por ejemplo es 
totalmente automatizable mientras que la extracción de datos estructurados 
y OCR puede exigir cierto trabajo o control manual. Gestión electrónica de los documentos 3
?? Las microfichas son difíciles de manejar. Busco alternativas para 
guardar un volumen importante de documentos. 
?? En mi organización se generan multitud de documentos diferentes. 
Estamos estudiando escanearlos pero nos gustaría clasificarlos 
automáticamente. 
?? Mi empresa genera un montón de listados, albaranes, facturas, etc. 
Además de distribuir una copia a nuestros clientes, nos quedamos una 
copia para nosotros. Esta copia que nos quedamos debemos archivarla 
convenientemente, con el consiguiente coste. Los listados deben 
enviarse a todas nuestras sucursales para su consulta. Nuestro 
consumo de papel se ha disparado !!! 
?? Tengo miles de documentos con la misma estructura, son hojas de 
pedidos, formularios, etc. Deseo conservarlos un tiempo y además me 
cuesta mucho esfuerzo introducir los datos contenidos en ellos en el 
ordenador.